5 patarimai naujam finansų įstaigos atitikties specialistui

Už finansų įstaigos atitiktį atsakingam teisininkui tenka svarbus vaidmuo siekiant suformuoti tokią atitikties programą, kuri nekeltų abejonių, kad įstaiga vykdo veiklą laikydamasi visų nacionalinių ir tarptautinių teisės aktų reikalavimų, profesinių standartų bei geros verslo praktikos.

Atitikties specialistui tenka didelė atsakomybė siekiant suvaldyti atitikties riziką finansų įstaigoje, išlaikyti teigiamą reputaciją bei išvengti priežiūros institucijos poveikio priemonių pritaikymo. Kai įstaigoje darbą pradeda naujas atitikties specialistas, kyla dar didesnis iššūkis, nes tokią sistemą reikia sukurti nuo nulio. Taigi darbuotojui tenka atlikti nemažus „namų darbus“.

Pateikiame penkis pagrindinius patarimus, kuriais sekant naujam finansų įstaigos specialistui bus lengviau sukurti tvarią finansų įstaigos atitikties programą:

1. Atlikite rizikos vertinimą. Teikiant atitikties paslaugas naujoje finansų įstaigoje itin svarbu identifikuoti rizikas, būdingas būtent šiai įstaigai. Siekiant tai įgyvendinti, svarbu susipažinti su įstaigoje galiojančiais vidaus reglamentais bei tvarkomis, išnagrinėti buvusius ir einamuosius įstaigos patikrinimus (audito duomenis, priežiūros institucijos vykdytus patikrinimus) bei jų rezultatus, taip pat anksčiau atliktas vidaus kontrolės ar atitikties ataskaitas.

2. Sudarykite metinį atitikties priežiūros planą. Šį planą, kuris turi būti suderintas su įstaigos vadovybe, renkite atsižvelgdami į visas įstaigos veiklos sritis ir drauge nustatydami atitikties rizikos vertinimu pagrįstus prioritetus. Tokį planą parengti bus lengviau, jei atidžiai susipažinsite su aukščiau minėtomis ataskaitomis – jos padės įžvelgti silpnąsias įstaigos sritis bei nustatyti periodus ir priemones problemoms spręsti. Iš anksto parengtas planas palengvins darbą ir pačiam atitikties specialistui, ir įstaigos vadovams.

3. Peržiūrėkite ir atnaujinkite nebeaktualias vidaus tvarkas. Viena iš pamatinių atitikties specialisto funkcijų yra įsitikinti, kad visi finansų įstaigos vidaus dokumentai atitinka galiojančių teisės aktų reikalavimus. Tačiau nereikėtų pamiršti, kad net jei teisės aktai, reglamentuojantys įstaigos veiklą, nesikeičia, įstaigos teikiamų paslaugų spektras ar tam tikrų funkcijų vykdymo procesas gali nuolat kisti. Todėl būtina įvertinti, ar vidaus tvarkos atitinka faktines įstaigos veiklos aplinkybes. Tai atlikti padės konsultavimasis su tam tikras funkcijas atliekančiais darbuotojais.

4. Įsitikinkite darbuotojų informuotumu. Atitikties specialisto funkcijos neturėtų apsiriboti vien tik deklaratyviu vidaus teisės aktų rengimu ir jų tobulinimu. Svarbu išsiaiškinti, ar įstaigos vadovai, priimantys verslo sprendimus, ir darbuotojai, kasdien atliekantys verslo operacijas, moka taikyti vidaus teisės aktuose numatytus reikalavimus ir geba atpažinti su atitikties klausimais susijusias problemas. Viena iš priemonių šiam tikslui pasiekti yra anketų (klausimynų), apimančių įvairias įstaigos veiklos sritis bei su jomis susijusias rizikas, pildymas. Išsiaiškinus darbuotojų informuotumo lygį bei nustačius silpnąsias vietas, galima imtis efektyvių priemonių joms spręsti, pavyzdžiui, organizuoti darbuotojų mokymus. Svarbiausia – nepamirškite kalbėtis su darbuotojais apie jų vykdomas funkcijas, taip sužinosite jums reikalingą informaciją, kuri padės identifikuoti tobulintinus įstaigos veiklos aspektus.

5. Parenkite trumpas atmintines darbuotojams. Ne paslaptis, kad įstatymų leidėjas finansinių paslaugų sritį reguliuoja gana plačiai, todėl įstaigos dažnai būna pasitvirtinusios nemažą įvairių vidaus dokumentų paketą. Tam, kad nepasimestumėte tarp galybės įvairių reikalavimų, siūlome parengti darbuotojams bei vadovams skirtas trumpas atmintines su pagrindiniais, jiems aktualiais reikalavimais bei jų įgyvendinimo būdu ir terminais.

 

Mūsų patirtis